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PREAMBULE AU REGLEMENT TECHNIQUE
DES C.T.D.
 
REGLEMENT INTERIEUR DEPARTEMENTAL (extraits)
 
TITRE : “Les Commissions Sportives ou Techniques”
(Articles 11 à 17)
 
ARTICLE 11
 
Sous l’autorité et le contrôle du Comité Directeur UFOLEP - 62 dont elles reçoivent délégation de pouvoir, les Commissions Sportives autrement appelées COMMISSIONS TECHNIQUES DEPARTEMENTALES (C.T.D.) ont la charge, chacune en ce qui la concerne, de la promotion, de l’organisation et du développement des activités physiques et sportives proposées par le Comité Départemental UFOLEP - Pas-de-Calais. Elles en acceptent les orientations politiques et s’engagent à les faire appliquer.
 
ARTICLE 12
 
Chaque C.T.D. a pour attributions principales de:
 
  • organiser les compétitions ou activités départementales, de district ou de secteur;
  • veiller au bon fonctionnement de ces compétitions ou activités;
  • harmoniser, le cas échéant, l’activité des différents secteurs ou districts d’activité;
  • contribuer au développement au sein du département, de l’activité sportive qu’elle administre ou régit;
  • étudier, en première instance, par délégation de la Commission Départementale de première instance, des problèmes disciplinaires;
  • prendre des sanctions allant jusqu’à 6 mois de suspension;
  • proposer à la Commission Départementale des sanctions supérieures à 6 mois de suspension;
  • attribuer, sur proposition d’une sous-commission administrative et technique d’arbitrage lorsqu’elle existe, les titres d’arbitres ou de juges-arbitres départementaux et le cas échéant régionaux et interrégionaux;
  • donner suite, en liaison avec la sous-commission départementale d’homologation/mutation, aux demandes de mutations formulées par les licenciés relevant de son autorité;
  • proposer à la commission la liste des personnes susceptibles de se voir attribuer une récompense
        honorifique ;   
  • organiser une réunion des clubs en début ou fin de saison (Assemblée Générale des Clubs).
 
ARTICLE 13
 
Chaque C.T.D. est composée au moins de 5membres désignés par l’Assemblée Générale des associations et/ou sections d’associations qui relèvent de son autorité. Dans le cas où l’activité est sectorisée, il appartiendra à chaque C.T.D. de prévoir les dispositions précisant les modalités de la représentation de chacune des Commissions de secteur ou de district au sein de la Commission Départementale. En règle générale, cette représentation devra être déterminée au prorata du nombre de licenciés que compte chacun des secteurs ou districts d’activité.
 
Une liste  est ensuite présentée au Comité Directeur qui, après étude, donne ou non son approbation.
 
Les membres des Commissions Techniques Départementales de district ou de secteur sont désignés pour 4 ans étant précisé que si un poste venait à être vacant, il devrait être pourvu lors de l’Assemblée Générale statutaire suivant la date de vacance du poste et ce pour une durée correspondant à la durée du mandat en cours.
 
Si, quelle qu’en puisse être la raison, une C.T.D. ne pouvait être mise en place dans les conditions précisées aux alinéas précédents, il appartiendrait au Comité Directeur UFOLEP - 62 de procéder à la nomination des membres composant la C.T.D..
 
A défaut de pouvoir mettre en place une Commission Technique Départementale, ou si le Comité Directeur était amené à prononcer la dissolution d’une C.T.D. ou du moins à lui retirer sa délégation de pouvoir, l’activité serait administrée et gérée par le Comité Directeur qui procèdera, si nécessaire, à la nomination d’une commission provisoire jusqu~à la prochaine Assemblée Générale statutaire.
 
ARTICLE 14
 
Le Président de la C.T.D., nommé pour 4 ans par les membres composant la C.T.D., est chargé de veiller au strict respect par la C.T.D. (ou l’une des sous-commissions nommées par elle) des dispositions statutaires, réglementaires, administratives et financières arrêtées par le Comité Directeur UFOLEP - 62 ou par la C.T.D. elle-même.
 
Dans le cas contraire, le Comité Directeur est habilité à prendre toutes mesures utiles (y compris le retrait de délégation de pouvoir) pour assurer l’unité et la cohérence indispensable au bon fonctionnement du Comité Départemental UFOLEP.
 
ARTICLE 15
 
Chaque C.T.D. dispose d’un budget alimenté:
 
  • par les subventions allouées par le Comité Directeur UFOLEP -62;
  • par ses ressources propres (droits d’engagements, recettes des manifestations, etc...) qu’elle est seule habilitée à définir sous réserve du respect des dispositions financières arrêtées par le Comité Directeur UFOLEP - 62.
 
La tenue du sommier comptable de chaque C.T.D. est assurée par le Trésorier conformément aux instructions données par la sous-commission départementale des finances au sein de laquelle chaque C.T.D. est obligatoirement représentée par son Trésorier. Le sommier Comptable (accompagné des pièces justificatives des dépenses et recettes) doit être adressé au Bureau Départemental dans les formes prescrites et délais impartis.
 
Les C.T.D. sont tenues de dresser à la fin de chaque saison sportive le bilan financier qui sera présenté pour approbation aux Assemblées Générales Statutaires.
 
ARTICLE 16
 
Chaque C.T.D. a l’obligation morale de participer le plus efficacement possible à l’organisation et à l’animation du COMITE DEPARTEMENTAL UFOLEP.
 
A cet effet, le Président de chaque C.T.D. (ou son représentant dûment mandaté) est membre de droit de la Conférence des Présidents.
 
Par ailleurs, le rapport d’activité de chaque C.T.D. doit être transmis (dans les formes prescrites et délais impartis) au Bureau Départemental.
 
ARTICLE 17
 
             Sous l’autorité du Comité Directeur (dans le cadre de l’article 11), les C.T.D. sont seules habilitées à édicter, en conformité avec le protocole d’accord passé le cas échéant avec la Fédération Unisport, tous règlements ou dispositions d’ordre technique propres aux activités qu’elles organisent.
 
Ces dispositions et règlements sont publiés au début de chaque saison sportive dans un document appelé REGLEMENT TECHNIQUE... document que les associations et sections d’associations peuvent se procurer à titre gratuit (un exemplaire) auprès du Bureau Départemental ou du responsable de la C.T.D. concernée.
 
Les membres constituant une CTD avec rôle de chacun : Le cumul des fonctions est autorisé – sauf les 3 premières qui constituent le Bureau -
 
  1. Le Président: convoque et dirige les réunions de CTD, établit leur ordre du jour, assiste aux conférences des présidents sur convocation par le CD UFOLEP 62, est membre d’office de toutes les commissions émanant de sa CTD..
Il organise le calendrier départemental en fin de saison pour la saison à venir.
Il est le lien entre les licenciés, les associations et les instances supérieures (CSR – CNS – CD…)
Un vice-président peut être désigné pour son remplacement en cas d’absence
  1. Le Secrétaire: établit le compte rendu des réunions, rédige les courriers sur demande du bureau. Doit toujours faire avaliser son travail par le président. Un secrétaire-adjoint peut être désigné pour son remplacement en cas d’absence. Il envoie les C R aux responsables de secteur, du site et à l’UFOLP 62, ainsi qu’au membre du CD chargé du suivi de la CTD et au bureau départemental UFOLEP.
  2. Le Trésorier: tient la comptabilité de la CTD, perçoit les droits d’engagements départementaux, établit les reversements à la CSR et aux autres instances Ufolepiennes, commande les récompenses sportives, rembourse les frais des membres de la CTD sur fourniture d’un état avec justificatifs et après visa du président.  En cas d’impossibilité d’assurer ses fonctions, c’est le président qui assure l’intérim.
Il est tenu de fournir tous les relevés bancaires et les justificatifs comptables en temps voulu à l’UFOLEP 62. Il doit répertorier, au fur et à mesure de leur exécution, dépenses et recettes de la saison dans un fichier Excel qui lui est fourni et qu’il doit communiquer également en temps voulu.
  1. Le responsable de la formation (1)
  • Recenser les besoins des associations
  • Relayer les contenus et informations émanant de la CN TT UFOLEP et de la CN formation
  • Organiser les stages de formation : préparation du stage (lieu, cadres, contenus, coûts), rédaction de la note d’invitation, recensement des candidats, surveillance du déroulement, compte-rendu de fin de stage
  • Se former lui même pour assurer la continuité des formations
  • Se faire aider de la commission formation de l’UFOLEP Hauts de France
  1. Le responsable des récompenses honorifiques (1)
    • Tenir à jour la liste des personnes déjà honorées par l’UFOLEP 62
    • Solliciter les responsables de secteur pour proposition des personnes à honorer d’un diplôme
    • Etablir la liste des promouvables, la présente en CTD pour définir l’ordre de proposition
    • Solliciter les proposés pour établir leur curriculum vitae au sein de l’UFOLEP
    • Avertir les récipiendaires afin qu’ils soient présents lors de la remise à l’A G.
    • Assister aux réunions de la Commission Départementale Récompenses
  2. Le responsable de la communication (1)
  • Diffuser les informations aux clubs par mail ; extraits de Cont@ct, circulaires …
  • Faire paraître les évènements, les actualités, … sur la page facebook en relation avec le responsable du site
  • Répondre aux sollicitations du Comité Directeur UFOLEP 62 pour la communication
  1. Le responsable du site UFOLEP TT 62 (Web-master) (1)
  • Gérer l’hébergement
  • alimenter le site à partir des informations que lui fournissent les différents responsables d’épreuves et le président
  • présenter les renseignements fournis
  • Surveiller le contenu très régulièrement
  • Toujours demander l’aval du Président et/ou de la CTD voire du Comité Directeur UFOLEP pour insérer des rubriques supplémentaires
  1. Les Responsables d’épreuves : coupes et individuels, 12 heures (6 au maximum) :
    • Suivre, proposer des rectificatifs si besoin du Règlement départemental en adéquation avec les règlements régionaux et nationaux
    • Composer et faire envoyer la note d’inscription
    • Etablir les tableaux, préparer le matériel nécessaire
    • Gérer sur place la manifestation
    • Rentrer les performances sur le logiciel adéquat via « dropbox ».
  2. Le Responsable des classements individuels (1)
    • Etablir les règles de fonctionnement et les communiquer aux responsables de calendrier, de poules et de secteur
    • Contrôler les résultats sur le logiciel, entrés par les responsables via « dropbox ».
    • Communiquer les nouveaux classements au responsable du site « UFOLEP TT 62 » et aux clubs par l’intermédiaire des responsables de secteur
  3. Les Responsables de secteur (6)
    • Organiser le bureau du secteur et la vie du secteur
    • Assister aux réunions de CTD
    • Collecter les demandes des clubs et leurs coordonnées (adresses des responsables, téléphones, adresses courriel… adresse de la salle et téléphone)
    • Organiser les championnats de secteur (seul ou de préférence en équipe)
    • Diffuser les informations émanant du département, faire respecter les divers règlements
    • Etre le relais entre les clubs et la CTD et vice-versa
    • Organiser les réunions (début et fin de saison au moins), en établir l’ordre du jour, les diriger
  4. Le Responsable du championnat départemental (1)
    • En début de saison établir le calendrier des divisions, l’envoyer aux clubs concernés, au président de CTD, à l’UFOLEP départemental, collecter les calendriers des secteurs, communiquer tous les calendriers au président de CTD, à l’UFOLEP départemental, au responsable du site « UFOLEP TT 62 »
    • Fin de saison : collecter les classements de fin de saison auprès de chaque responsable de poule départementale et de secteur ; organiser les finales départementales et les barrages éventuels; envoyer le résultat des montées et des descentes du calendrier départemental ; envoyer la note de réinscription aux clubs concernés, au président de CTD, à l’UFOLEP départemental
  5. Les Responsables de poule départementale (X…)
    • Collecter les résultats, établir les classements, surveiller les irrégularités
    • envoyer les classements de sa poule aux clubs concernés par courriel à chaque tour, et au responsable du site « UFOLEP TT 62 » au président ainsi qu’à toute personne le demandant
    • Rentrer les résultats sur le logiciel adéquat via « dropbox ».
    • communiquer en fin de championnat, le plus tôt possible, le classement de sa poule ainsi que la composition des équipes susceptibles de participer aux finales et barrages départementaux (5 rencontres jouées pour pouvoir y participer).
  6. Le Responsable de l’homologation des tournois (1)
    • Collecter les demandes, surveiller les irrégularités dans le règlement (lots en espèces interdits, avis du responsable de secteur donné, non discrimination morale des participants, …) et la corrélation des dates dans un rayon de 30 km.
    • envoyer les autorisations et homologations aux clubs et au responsable du site « UFOLEP TT 62 » (seul un tournoi homologué est annoncé sur le site)
  7. Les Sous-commissions:
    • Commission Sportive Régionale (participation du 62) : le président + 2 membres
    • Sous-commission de discipline: au minimum 5 membres dont le président et le secrétaire ; en général la CTD au complet
    • Sous-commission des règlements: chaque responsable d’épreuve prépare et la CTD étudie
  8. Ne peuvent être membres de la CTD que les acteurs ci-dessus mentionnés
 
 
 
 
 
 
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